1.     Premessa: ottimizzare e rendere efficace la gestione del proprio tempo

Quando si parla di gestione del tempo e degli obiettivi, sappiamo che ci si riferisce al processo di pianificazione e di esercitazione consapevole del controllo del tempo in attività specifiche.

Di pari passo alla maggior consapevolezza del valore del tempo e del proprio potenziale (vedi Handout ‘TIME MANAGEMENT: RIFLESSIONI INTRODUTTIVE’), possiamo imparare a individuare il giusto valore da attribuire alle cose, la scala gerarchica nella quale porle e quante e quali siano le fonti di distrazione e le "trappole per il tempo" che ci impediscono di lavorare bene; e ci scopriremo molto più efficaci.

 

2.     Definizione delle priorità e pianificazione: spunti e strategie

Ma: che cosa significa gestire efficacemente il tempo? In che modo possiamo definire obiettivi e priorità? Il primo passo prevede un’accurata pianificazione, per avere sotto controllo tutte le attività da svolgere e relative scadenze.

a.   Definizione delle liste di obiettivi SMART. L’acronimo SMART indica che gli obiettivi che identifichiamo devono essere:
S = Specific (Specifici)
M = Measurable (Misurabili)
A = Achievable (Raggiungibili)
R = Realistic (Realistici)
T = Time-Based (definiti nel Tempo)

b.     Gestione delle priorità. Un sistema per definire le priorità da sperimentare è quello delle 4D:

·         Delete (elimina): quell’attività può essere eliminata? Quali sono le conseguenze di non svolgere affatto il compito? Secondo il principio 80/20, proposto da Vilfredo Pareto, l’80% dei risultati deriva dal 20% delle azioni. La chiave per massimizzare la propria efficienza sta nel dare la priorità alle attività che contribuiscono alla maggior parte dei propri risultati, quindi quelle che rientrano in quel 20%;

·         Delegate (delega): c’è qualcun altro che può eseguire quell’attività al nostro posto? Se si, delegandola si può ottimizzare il tempo a propria disposizione;

·         Defer (rinvia): alcune attività possono essere eseguite in seguito, ma entro alcuni parametri. È importante definire sempre delle scadenze e posticipare quello che può essere posticipato, senza cadere nella trappola della procrastinazione;

·         Do (fai): ci sono cose che devono essere fatte immediatamente e avere la priorità assoluta. Rimandare queste attività potrebbe portare ad una spirale di ansia e stress.

c.     Definizione di urgenza/importanza. La matrice di Eisenhower (altrimenti detta quadrante di Covey, autore di “7 habits of highly effective people”), è un modello che serve ad ottimizzare la gestione e programmazione del tempo, aiutando a riconoscere cosa è urgente e cosa è importante, tenendo conto che: Importante è un concetto soggettivo (ciò che io ritengo importante potrebbe non esserlo per un altro, e viceversa) e Urgente è invece oggettivo, e si applicherà a tutte quelle attività che richiedono attenzione subito.

La storia vuole che Dwight D. Eisenhower (generale dell’esercito statunitense nella Seconda Guerra Mondiale e 34° Presidente degli Stati Uniti), già prima di diventare generale, fosse solito organizzare le proprie incombenze suddividendole nei quattro quadranti di un foglio: le cose urgenti e importanti, le cose importanti ma non urgenti, le cose urgenti ma non importanti e, infine, le cose che potevano essere tralasciate.

Il quadrante A è quello in cui andranno le incombenze urgenti e importanti al tempo stesso, quelle di cui occuparsi prioritariamente.

Nel quadrante B si trovano tutte le incombenze e imprevisti del quotidiano, che richiedono una soluzione in breve tempo ma che hanno scarsa importanza per gli obiettivi a lungo termine: sono attività che possono essere delegate. 

Nel quadrante C si trova tutto quello che non è importante e neanche urgente, piccole e grandi incombenze assolutamente non essenziali, a cui si può rinunciare o che si possono posticipare ad un altro momento.

Infine, nel quadrante D si trovano le cose importanti ma non urgenti, da programmare con efficacia.

 

3.     Gestione del tempo: la consapevolezza (anche) degli ostacoli

 

“La legge di Parkinson” è un saggio, scritto dall’omonimo autore, che spiega come più tempo si avrà a disposizione per svolgere un determinato compito, più se ne sprecherà: “Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo”.

Quali sono gli errori da evitare per ottimizzare la gestione del tempo?

·     Procrastinare: è senza dubbio l’antagonista numero uno di una gestione efficace del tempo. La maggior parte delle volte che procrastiniamo un’attività, lo facciamo con altre attività alternative, in modo tale da annullare il senso di colpa e poter (inconsciamente) inventare scuse. Spesso sostituiamo le nostre priorità con attività apparentemente utili, ad esempio: fare le pulizie, mangiare, rispondere alle mail... è strategico individuarle e trovare degli escamotage per non essere vittime delle nostre stesse scuse.

·     Combattere le distrazioni: la parte più complicata quando si parla di organizzare il tempo è quella relativa alla gestione dell’attenzione. Siamo circondati in ogni momento della giornata da ‘ladri di tempo’: e-mail, telefonate, social network, etc. che attirano la nostra attenzione di continuo. La capacità di organizzare le attività (lo smartphone può essere lasciato fisicamente lontano da noi mentre svolgiamo l’attività e magari spento o in modalità aereo) consentirà di sfruttare queste modalità per ottimizzare il proprio tempo e non esserne invece ostacolati.

·     Dire troppi sì: analizzare con cura ogni singola richiesta è un’altra importante tecnica base di pianificazione del tempo. Ogni volta che diciamo “sì” a qualcosa alla quale vogliamo dire di “no” stiamo togliendo energie vitali alla nostra produttività: bisogna imparare a (permettersi di) dire di no!

·     Evitare il multitasking: secondo uno studio recente della American Psychological Association, fare diverse cose contemporaneamente riduce la nostra produttività del 40%. È quindi consigliabile organizzare le proprie giornate in sessioni, durante le quali ci si concentrerà su un lavoro specifico senza distrazioni. Uno dei punti chiave di una buona gestione del tempo è proprio la capacità di suddividere le nostre attività in più sotto-attività, in modo tale da abituarci e concentrare l’attenzione solo ed esclusivamente sul compito che stiamo svolgendo. Nonostante molti di noi siano abituati a passare da un’attività all’altra con estrema naturalezza, è sicuramente l’errore peggiore da fare se si vuole rimanere realmente concentrati.

·     Identificare i momenti in cui siamo più produttivi: pianificare il proprio lavoro in base ai momenti della giornata in cui siamo più efficienti, nei quali concentrare i compiti più impegnativi.

·     Non sovraccaricarsi: una pianificazione giornaliera ben organizzata è il modo migliore per ottimizzare la gestione del tempo. È importante riservare del tempo per gli imprevisti: ci saranno sempre dei compiti non programmati da eseguire e gestire con la stessa efficienza di quelli programmati.

·     Analisi dei risultati: è importante verificare e provare con costanza queste strategie, per acquisire un proprio metodo efficace.

4.   Per concludere: SPUNTI DI RIFLESSIONE

·     Come gestisco le situazioni che non sono congeniali al mio stile? (i compiti ingrati…)

·     Quali sono i principali ostacoli alla mia gestione efficace del tempo?

 

 Caterina De Micheli