In questo momento storico, in cui siamo sempre più chiusi nelle nostre case, il numero di informazioni scritte come mail, post o messaggi che riceviamo e inviamo è fortemente aumentato. Quindi è sempre più importante prendersi cura di come scriviamo.

Il modo in cui formuliamo i nostri scritti, al di là del contenuto, trasmette anche un’idea di sé agli altri e quindi ha un impatto sulla propria reputazione. Se ci pensi probabilmente capita anche a te di pensare “questa persona è chiara, ispira fiducia” oppure “questa persona è confusa” grazie alle sue parole he leggiamo. È quindi utile lavorare sulla propria modalità di comunicazione scritta per trasmettere un’idea di sé che sia adeguata alle proprie aspettative.

Nell’arco delle nostre giornate consideriamo che passiamo dal ruolo di scrittore a quello di lettore più volte e quando siamo nel primo raramente cerchiamo di metterci nei panni del secondo. Se per un attimo però ci fermiamo a pensare a come ci comportiamo in qualità di lettore ci rendiamo conto di quanto apprezziamo chi scrive in modo chiaro, efficace, conciso ma completo.

Questo perché in generale siamo lettori che hanno molto fretta, che leggono immersi in un mare di distrazioni e spesso sul piccolo schermo dello smartphone. Ormai ricevere una mail che sia più lunga di uno scroll sullo smartphone, per molti è sinonimo di fatica.

In questo contesto è bene chiederci cosa vogliamo ottenere nel momento in cui scriviamo a qualcuno e come poterlo ottenere date le condizioni in cui ci leggerà probabilmente. Quando inviamo una mail, un messaggio o pubblichiamo un post su LinkedIn, prima di lanciare nell’etere quelle parole, focalizziamoci un secondo su ciò che vogliamo ottenere da quella comunicazione.

Un primo step banale ma non scontato può essere quello che il nostro testo venga letto. Banale, ma non scontato. Data la mole di mail e messaggi che riceviamo in una giornata è molto facile venire cestinati o anche solo ignorati. Certo dipende anche il ruolo che ricopriamo in rapporto alla persona che riceverà le nostre parole, ma comunque scrivere con l’intenzione che l’altro davvero ci legga ci è utile per raggiungere il nostro scopo.

E qual è il nostro scopo? In ambito lavorativo quando scriviamo c’è sempre uno scopo, non lo facciamo per il piacere di buttare giù delle parole su un pezzo di carta. Quindi la nostra mail ha l’obiettivo di generare un’azione da parte dell’altro, per esempio risponderci, darci maggiori informazioni, svolgere certe procedure ecc. Altrimenti perché dovremmo scrivere?

Quindi per raggiunger il nostro scopo possiamo ripulire la nostra scrittura affinché il lettore a cui ci rivolgiamo sia invogliato a leggerci e abbia chiaro sia il contenuto del nostro messaggio che ciò che vorremmo da lui/lei.

Perché ripulire la nostra scrittura? Per rendere più facile la vita al nostro lettore. Se gli rendiamo la vita più facile, ci leggerà con più piacere e aumentiamo le probabilità che ci dedichi anche solo qualche secondo e magari faccia anche ciò che ci aspettiamo da lui/lei.

Come possiamo semplificare ciò che scriviamo?

Uno strumento pratico è l’indice di Gunning o Fog Index. Si tratta di una formula per analizzare la complessità di un testo fornendo un numero che Gunning individua essere il numero di anni di scolarizzazione necessari al fine di leggere quel testo senza difficoltà.

Nella seguente immagine c’è la formula per calcolarlo. Il calcolo dei numeri della formula è semplice:

• n° parole = numero di parole del testo

• n° frasi = numero di frasi chiuse da un punto

• n° parole lunghe = numero di parole composte da almeno 4 sillabe, esclusi eventuali nomi propri o termini tecnici

Calcolare l’indice di Gunnning di un testo permette di misurarne la facilità di lettura. Per aiutare i nostri lettori dovremmo quindi avere un indice il più basso possibile. Per abbassarlo possiamo sostituire le parole lunghe con sinonimi brevi ed eliminare le parole non necessarie.