Come nominare e ordinare i file

Come nominare e ordinare i file

Come nominare e ordinare i file

Trovare la modalità ideale con cui ordinare i file sul proprio computer non è cosa facile, ma assolutamente necessaria per lavorare in modo efficiente ed efficace. In questo articolo vediamo alcune strategie discusse nell’ultimo workshop del progetto LEVA con gli avvocati e le avvocate presenti. Il metodo assoluto che vada bene per tutti non esiste ma esiste un criterio di base che possiamo seguire tutti quanti: il minimalismo digitale. L’assunto di base è trovare un proprio metodo che permetta di avere giusto lo stretto necessario sul proprio pc, evitando di perdere tempo con copie o versioni di file e cartelle non più utili.

 

 

Per chi volesse allargare la riflessione sul “minimalismo digitale” consiglio il libro di Cal Newport dall’omonimo libro. L’autore esplora tutta una serie di modalità che portino ad un uso sempre più minimalista dei tool digitali a disposizione. Qui ci occupiamo di un aspetto preciso e circoscritto: l’organizzazione e nomina dei file. Essere minimalisti significa individuare quegli elementi essenziali che mi aiutano nella gestione dei file sul pc ed eliminare tutto il resto. Meno distrazioni, disordine e input abbiamo sotto gli occhi, più facilitiamo la nostra mente.

 

L’obiettivo è quello di aumentare la propria produttività lavorando in modo più ordinato e meno distraente. Ognuno opera in modo diverso, proprio per il tipo di cliente e pratica con cui si relaziona. Ci sono però dei principi generali che aiutano a individuare il proprio modo di organizzare il computer.

 

Principi generali di organizzazione del proprio pc

-   No file sparpagliati sul desktop. Piuttosto che vedere una mare di file disordinati sul computer un modo può essere creare una cartella in cui inserire tutto ciò che ancora non si sa dove dovrebbe andare. Questo aiuta la nostra mente a non doversi ogni volta orientare in un mare magnum di cartelle ma avere una visione pulita.

-   Scrivi delle checklist da seguire. Avere una procedura scritta nell’organizzazione dei file aiuta poi a ritrovare il filo logico anche a distanza di tempo. Inoltre può essere uno strumento utile quando si lavora su cartelle condivise con altri colleghi.

-   Assegna dei tag ai file. In questo modo grazie alle etichette applicate ai documenti o cartelle si potrà cercare quel file attraverso il sistema di ricerca del pc.

 

Spunti su come nominare i file in modo efficace

Ecco qui sintetizzati i contributi che avvocate e avvocati del progetto LEVA hanno condiviso rispetto alle modalità usate di nomina file. Ognuno ovviamente può trovare la propria strategia più funzionale e adeguata al contesto.


A. Data come prima informazione nel nome del documento

Le opzioni condivise sono le seguenti:

•       Data rovesciata + parti + contenuto documento per documento giudiziale    

•       Data rovesciata + mittente a destinatario + contenuto documento per documento stragiudiziale

•       Data + mittente o destinatario se è una mail

•       Data + parola chiave + sigla collaboratore.

 

B. Descrizione del contenuto nel nome del documento

Le opzioni condivise sono le seguenti:

 

•       Oggetto se è un file word

•       Una descrizione sintetica: ad esempio 1° mem 183 Mario Rossi

 

C. Tipologia di documento nel nome del documento

Le opzioni condivise sono le seguenti:

•       Tipologia di documento, es. “Atto di citazione Tizio”

•       Tipo di file e cronologico G001, G002, R001, R002....etc.

•       Creare sottocartelle per tipo di documento all’interno della cartella cliente

 

D. Il nome del cliente come prima informazione

Le opzioni condivise sono le seguenti:

 

•       Nome cliente + tipo contratto + bozza n + data.

•       Nome cliente + nome altra parte + bozza n. + data. Quando il contratto è in negoziazione.


E. Sigle possibili all’interno del nome del file

Le opzioni condivise sono le seguenti:

•       Def = Definitivo

•       Rev n… = ad indicare il numero di revisione
Bozza n. … = da cambiare il numero ogni volta che si apporta una modifica per poi sostituire “bozza” con “rev” o “def”.

 

 

In conclusione, il punto fondamentale è scegliere dei criteri, mantenerli nel tempo e condividerli con i colleghi in modo da creare un linguaggio condiviso.