Come nominare e ordinare i file

Die ideale Methode zu finden, Dateien auf dem eigenen Computer zu ordnen, ist nicht einfach, aber absolut notwendig, um effizient und effektiv zu arbeiten. In diesem Artikel sehen wir uns einige Strategien an, die im letzten Workshop des LEVA-Projekts mit den anwesenden Anwältinnen und Anwälten diskutiert wurden. Die absolute Methode, die für alle passt, gibt es nicht, aber es gibt ein Grundprinzip, dem wir alle folgen können: der digitale Minimalismus. Die Grundannahme ist, eine eigene Methode zu finden, die es ermöglicht, nur das Nötigste auf dem eigenen PC zu haben, um Zeit zu sparen und keine unnötigen Kopien oder Versionen von Dateien und Ordnern aufzubewahren, die nicht mehr gebraucht werden.

 

 

Wer die Überlegungen zum „digitalen Minimalismus“ vertiefen möchte, dem empfehle ich das gleichnamige Buch von Cal Newport. Der Autor untersucht verschiedene Wege, wie man digitale Tools immer minimalistischer nutzen kann. Hier beschäftigen wir uns mit einem bestimmten und abgegrenzten Aspekt: der Organisation und Benennung von Dateien. Minimalistisch zu sein bedeutet, die wesentlichen Elemente zu identifizieren, die mir bei der Verwaltung der Dateien auf dem PC helfen, und alles andere zu eliminieren. Je weniger Ablenkungen, Unordnung und Inputs wir vor Augen haben, desto mehr erleichtern wir unserem Geist die Arbeit.

 

Das Ziel ist es, die eigene Produktivität zu steigern, indem man ordentlicher und weniger ablenkend arbeitet. Jeder arbeitet anders, je nach Art des Mandanten und der Fälle, mit denen er zu tun hat. Es gibt jedoch allgemeine Prinzipien, die helfen, die eigene Art der Computerorganisation zu finden.

 

Allgemeine Prinzipien zur Organisation des eigenen PCs

-   Keine verstreuten Dateien auf dem Desktop. Anstatt eine Flut von ungeordneten Dateien auf dem Computer zu sehen, kann man einen Ordner anlegen, in dem alles gesammelt wird, was noch keinen festen Platz hat. Das hilft unserem Geist, sich nicht jedes Mal in einem Meer von Ordnern orientieren zu müssen, sondern eine klare Übersicht zu behalten.

-   Schreibe Checklisten, denen du folgst. Eine schriftliche Vorgehensweise bei der Organisation der Dateien hilft, auch nach längerer Zeit den logischen Faden wiederzufinden. Außerdem kann dies ein nützliches Werkzeug sein, wenn man mit anderen Kollegen an gemeinsamen Ordnern arbeitet.

-   Vergib Tags für Dateien. So kann man dank der Etiketten, die auf Dokumente oder Ordner angewendet werden, die Datei über die Suchfunktion des PCs finden.

 

Anregungen, wie man Dateien effektiv benennt

Hier sind die Beiträge zusammengefasst, die Anwältinnen und Anwälte des LEVA-Projekts zu den verwendeten Methoden der Dateibenennung geteilt haben. Jeder kann natürlich seine eigene, für den Kontext am besten geeignete Strategie finden.

A. Datum als erste Information im Dokumentnamen

Die geteilten Optionen sind folgende:

•       Umgekehrtes Datum + Parteien + Dokumentinhalt für gerichtliche Dokumente    

•       Umgekehrtes Datum + Absender an Empfänger + Dokumentinhalt für außergerichtliche Dokumente

•       Datum + Absender oder Empfänger, wenn es sich um eine E-Mail handelt

•       Datum + Stichwort + Kürzel des Mitarbeiters.

 

B. Beschreibung des Inhalts im Dokumentnamen

Die geteilten Optionen sind folgende:

 

•       Betreff, wenn es sich um eine Word-Datei handelt

•       Eine kurze Beschreibung: zum Beispiel 1. Schriftsatz 183 Mario Rossi

 

C. Dokumenttyp im Dokumentnamen

Die geteilten Optionen sind folgende:

•       Dokumenttyp, z. B. „Klage Tizio“

•       Dateityp und chronologisch G001, G002, R001, R002....usw.

•       Unterordner für Dokumenttypen innerhalb des Mandantenordners anlegen

 

D. Der Name des Mandanten als erste Information

Die geteilten Optionen sind folgende:

 

•       Name des Mandanten + Vertragsart + Entwurf Nr. + Datum.

•       Name des Mandanten + Name der anderen Partei + Entwurf Nr. + Datum. Wenn der Vertrag verhandelt wird.

E. Mögliche Abkürzungen im Dateinamen

Die geteilten Optionen sind folgende:

•       Def = Endgültig

•       Rev Nr.… = zur Angabe der Revisionsnummer
Entwurf Nr. … = die Nummer jedes Mal ändern, wenn eine Änderung vorgenommen wird, um dann „Entwurf“ durch „Rev“ oder „Def“ zu ersetzen.

 

 

Abschließend ist es entscheidend, Kriterien auszuwählen, sie über die Zeit beizubehalten und sie mit den Kollegen zu teilen, um eine gemeinsame Sprache zu schaffen.