In diesem historischen Moment, in dem wir uns immer mehr in unseren Häusern einschließen, ist die Anzahl der schriftlichen Informationen wie E-Mails, Posts oder Nachrichten, die wir erhalten und versenden, stark gestiegen. Daher ist es immer wichtiger, darauf zu achten, wie wir schreiben. Die Art und Weise, wie wir unsere Texte formulieren, vermittelt neben dem Inhalt auch ein Bild von uns selbst an andere und hat somit Einfluss auf unsere Reputation. Wenn du darüber nachdenkst, passiert es dir wahrscheinlich auch, dass du denkst: „Diese Person ist klar, sie wirkt vertrauenswürdig“ oder „Diese Person ist verwirrt“, dank der Worte, die wir lesen. Es ist daher sinnvoll, an der eigenen schriftlichen Kommunikationsweise zu arbeiten, um ein Bild von sich zu vermitteln, das den eigenen Erwartungen entspricht. Im Laufe unserer Tage wechseln wir mehrmals vom Schreiber zum Leser, und wenn wir in der ersten Rolle sind, versuchen wir selten, uns in die Lage des zweiten zu versetzen. Wenn wir jedoch einen Moment innehalten und darüber nachdenken, wie wir uns als Leser verhalten, wird uns klar, wie sehr wir es schätzen, wenn jemand klar, effektiv, prägnant, aber vollständig schreibt. Das liegt daran, dass wir im Allgemeinen Leser sind, die es eilig haben, die in einem Meer von Ablenkungen lesen und oft auf dem kleinen Bildschirm des Smartphones. Eine E-Mail zu erhalten, die länger als ein Scroll auf dem Smartphone ist, bedeutet für viele bereits Anstrengung. In diesem Zusammenhang sollten wir uns fragen, was wir erreichen wollen, wenn wir jemandem schreiben und wie wir dies erreichen können, angesichts der Bedingungen, unter denen er oder sie uns wahrscheinlich lesen wird. Wenn wir eine E-Mail, eine Nachricht senden oder einen Beitrag auf LinkedIn veröffentlichen, sollten wir uns vor dem Absenden dieser Worte einen Moment darauf konzentrieren, was wir mit dieser Kommunikation erreichen wollen. Ein erster, banaler, aber nicht selbstverständlicher Schritt kann sein, dass unser Text gelesen wird. Banal, aber nicht selbstverständlich. Angesichts der Menge an E-Mails und Nachrichten, die wir an einem Tag erhalten, ist es sehr leicht, gelöscht oder einfach ignoriert zu werden. Natürlich hängt es auch von der Rolle ab, die wir im Verhältnis zur Person einnehmen, die unsere Worte erhält, aber dennoch ist es hilfreich, mit der Absicht zu schreiben, dass der andere uns wirklich liest, um unser Ziel zu erreichen. Und was ist unser Ziel? Im beruflichen Kontext gibt es beim Schreiben immer ein Ziel, wir tun es nicht aus Freude daran, Worte auf ein Blatt Papier zu werfen. Daher hat unsere E-Mail das Ziel, eine Handlung des anderen zu bewirken, zum Beispiel uns zu antworten, uns mehr Informationen zu geben, bestimmte Verfahren durchzuführen usw. Sonst, warum sollten wir schreiben? Um unser Ziel zu erreichen, können wir also unser Schreiben bereinigen, damit der Leser, an den wir uns wenden, motiviert ist, uns zu lesen und sowohl den Inhalt unserer Nachricht als auch das, was wir von ihm/ihr wollen, klar erkennt. Warum sollten wir unser Schreiben bereinigen? Um das Leben unseres Lesers zu erleichtern. Wenn wir ihm das Leben erleichtern, wird er uns lieber lesen und wir erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass er uns zumindest ein paar Sekunden widmet und vielleicht auch das tut, was wir von ihm/ihr erwarten. Wie können wir das, was wir schreiben, vereinfachen? Ein praktisches Werkzeug ist der Gunning-Index oder Fog Index. Es handelt sich um eine Formel zur Analyse der Komplexität eines Textes, die eine Zahl liefert, die laut Gunning die Anzahl der Schuljahre angibt, die erforderlich sind, um diesen Text ohne Schwierigkeiten zu lesen. Im folgenden Bild ist die Formel zur Berechnung dargestellt. Die Berechnung der Zahlen in der Formel ist einfach: Anzahl Wörter = Anzahl der Wörter im Text Anzahl Sätze = Anzahl der Sätze, die mit einem Punkt enden Anzahl langer Wörter = Anzahl der Wörter mit mindestens 4 Silben, ausgenommen Eigennamen oder Fachbegriffe Die Berechnung des Gunning-Index eines Textes ermöglicht es, die Lesbarkeit zu messen. Um unseren Lesern zu helfen, sollten wir daher einen möglichst niedrigen Index anstreben. Um ihn zu senken, können wir lange Wörter durch kurze Synonyme ersetzen und unnötige Wörter entfernen.
