Partiamo dal considerare la Legge di Moore. Nel 1965 Gordon Moore, uno dei fondatori di INTEL e pioniere della microelettronica identifica la velocità a cui lo sviluppo tecnologico procede nelle nostre vite: la complessità dei microcircuiti raddoppia ogni 18 mesi. Questo ci dice che il mondo intorno a noi cambia ad una velocità enorme e questo ha ripercussioni in svariati ambiti. 

Riporto qui alcuni esempi:

• Un singolo dispositivo, come lo smartphone, è diventato potente tanto quanto lo era, solo una generazione fa, un intero insieme di dispositivi elettronici.
• Entro il 2045 un solo computer potrebbe avere la capacità di elaborazione pari a quella dell’intera umanità, qui ci si riferisce al concetto di Singularuty.
• AlphaGo è il primo programma per computer a sconfiggere un campione del mondo Go ed è probabilmente il giocatore Go più forte della storia.
• Xiaolce: Le poesie del bot di Microsoft hanno oltre 600 M di follower in Cina.
• Next Rembrandt: AI che dipinge come Rembrandt, gli esperti non riconoscono la differenza.
• Lei: Un film di Spike Jonze che mostra un possibile scenario di evoluzione delle relazioni interpersonali.

VUCA

Il mondo in cui ci troviamo a vivere oggi è VUCA, acronimo che ben racconta il nostro contesto. Cosa. Significa VUCA?

Volatility

Si riferisce alla natura dei cambiamenti in un dato contesto, come il mercato economico. Maggiore è la volatilità, più i cambiamenti sono veloci. 

Uncertainty

Indica la misura con cui è possibile prevedere con sicurezza il futuro. Più il mondo è incerto, più è difficile da prevedere. 

Complexity

Un contesto è tanto più complesso quanto più i fattori da considerare sono numerosi e diversi tra loro. Più il mondo è complesso, più difficile sarà da analizzare. 

Ambiguity

La mancanza di chiarezza di un fenomeno non consente di interpretarlo adeguatamente. Si tratta cioè di un fenomeno “sfumato”.

In tutto questo ricordiamoci che siamo immersi nella cosiddetta “cultura di Amazon”, ovvero abbiamo sempre più l’abitudine all’immediatezza del servizio offerto dai giganti del digitale. E questo porta le persone ad essere sempre più abituate a pagare perché un loro problema sia risolto e non per le ore che il professionista vi dedica. Ovviamente tutto ciò interessa anche l’ambito legale.

Legaltech, cos’è?

Ci sono diverse definizioni ma possiamo partire col dire che si tratta di un insieme di tecnologie che gli studi legali devono adottare e comprendere per allinearsi al modo di lavorare del nuovo millennio e saper dare ai clienti supporto per le tematiche riguardanti l’information technology.

Le aree di applicazione possono essere distinte su due livelli:

A) Nello studio legale

• Revisione documenti
• Gestione documenti
• Flussi di lavoro
• Knowledge management (cloud)

B) Nei confronti del cliente

• Presa appuntamento
• Risposta a domande basiche
• Ricerca avvocato adatto

Prendo in prestito le parole di Carlo Rossi Chauvenet, partner di CRCLEX studio legale che ci fornisce un ulteriore approfondimento sul tema: “Legaltech è un processo tecnico giuridico in grado di automatizzare e garantire in termini di compliance la fornitura di un servizio legale, secondo la definizione. Ma io tenderei ad allargare la concezione fino ad abbracciare tutte le soluzioni tech che organizzano e garantiscono la compliance di qualsiasi attività.”

Linee guida per il proprio lavoro

In questo scenario e dato lo sviluppo tecnologico in cui siamo immersi voglio fornire qui alcune linee guida generalizzabili rispetto al rapporto del professionista in ambito legale con il digitale. Ci sono 4 punti su cui vale la pena avviare delle riflessioni nella propria realtà, anche se non si ha intenzione di intraprendere sviluppi tecnologici particolari.

1. Standardizzare

La standardizzazione è l’elemento che può fornire sicurezza e stabilità al cliente in quanto dimostra la propria esperienza in quell’ambito. Standardizzare procedure e modalità di lavoro non significa togliere l’elemento di personalizzazione che il cliente cerca.

Nel pratico significa impacchettare l’esperienza del cliente in modo che abbia chiari gli step da affrontare.

Alcuni esempi:

• Checklist
• Work-flow

2. Scomporre il lavoro

Fai la lista dei micro task da fare in un processo di lavoro e individua se e come automatizzare alcuni pezzi. È un lavoro di project management.

Pie Technique: I problemi che ci sembrano insormontabili e preoccupanti possono essere scomposti in problemi più piccoli da affrontare e risolvere uno alla volta. I grandi problemi si affrontano facendo piccoli passi. E’ utile utilizzare tale tecnica quando si devono prendere molte decisioni contemporaneamente o quando bisogna affrontare una situazione nuova e sconosciuta.

3. Gestire la continua connettività

Susskind in “L’avvocato di domani” ci dice: “I professionisti in ambito legale oggi hanno difficoltà a disimpegnarsi completamente dai loro clienti e dal luogo di lavoro. Le tecnologie includono dispositivi palmari, wireless, video-conferenze, messaggistica istantanea, social media e e-mail.” In questo scenario è utile occuparsi anche del proprio rapporto con la tecnologia nel lavoro di tutti i giorni.

Quanto riusciamo a gestire le distrazioni digitali?

La durata dell’attenzione nello svolgimento di attività digitali è pari a 40 secondi. Questi sono i dati che emergono dalle ricerca di G.Mark della University of California. Le continue interruzioni hanno effetti a diversi livelli da un punto di vista psicologico. Nel breve termine portano ad un aumento dello stress tendenzialmente e nel lungo termine ad abituarsi a lavorare in una modalità che è poco efficace.

4. Gestione documenti

Best practice nella condivisione di documenti:

• Ordinare i file nelle cartelle con criteri condivisi (data, alfabetico, cliente ecc.)
• Less in more: oggi siamo oberati da informazione, quindi per snellire il nostro lavoro è utile fare pulizia
• Software per condivisione documenti: Dropbox, Google drive, We transfer.

Criteri nelle scelte di un software:

• Permettere alle persone di scegliere i propri dispositivi per migliorare la produttività, la collaborazione e la mobility.
• Proteggere le informazioni sensibili da perdita e furto, soddisfacendo i requisiti di gestione della privacy, della conformità e dei rischi.
• Ridurre i costi e semplificare la gestione tramite provisioning self-service e gestione e monitoraggio automatici.
• Semplificare l’IT con un’unica soluzione completa per gestire e mettere al sicuro dati, applicazioni e dispositivi.

Cosa valutare prima di prendere un tool tecnologico

Più tecnologia non sempre è la scelta migliore. Attenzione all’entusiasmo facile che deriva dall’uso di software nuovi. Cito Alejandro Perez, legal innovation consultant per Chiomenti:

“Il mercato legaltech è ancora molto granulare, sfuggente. Questo rischia di far perdere molti soldi per l’acquisto di software o abbonamenti in piattaforme che, se non inseriti in una chiara strategia di business development, non si traducono in buon investimento”.”

In ogni caso prima di acquistare un nuovo software o strumento è bene porsi alcune domande. Di base propongo queste:

• A cosa mi serve?  
• Come potrei fare altrimenti?  
• In che modo questi tool sono utili per dare un servizio migliore al mio cliente?

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