1.     Voraussetzung: Die eigene Zeit optimal und effektiv managen

Wenn wir von Zeitmanagement und Zielsetzung sprechen, wissen wir, dass es sich um den Prozess der Planung und bewussten Ausübung der Kontrolle über die Zeit bei bestimmten Aktivitäten handelt.

Parallel zum wachsenden Bewusstsein für den Wert der Zeit und des eigenen Potenzials (siehe Handout ‘TIME MANAGEMENT: EINLEITENDE ÜBERLEGUNGEN’), können wir lernen, den richtigen Wert für Dinge zu erkennen, die hierarchische Reihenfolge festzulegen und herauszufinden, wie viele und welche Ablenkungsquellen und "Zeitfallen" uns daran hindern, gut zu arbeiten; und wir werden feststellen, dass wir viel effektiver sind.

 

2.     Prioritätensetzung und Planung: Anregungen und Strategien

Aber: Was bedeutet es, die Zeit effektiv zu managen? Wie können wir Ziele und Prioritäten definieren? Der erste Schritt besteht in einer sorgfältigen Planung, um alle zu erledigenden Aufgaben und deren Fristen im Blick zu haben.

a.   Definition von SMART-Ziellisten. Das SMART-Akronym bedeutet, dass die identifizierten Ziele:
S = Specific (Spezifisch)
M = Measurable (Messbar)
A = Achievable (Erreichbar)
R = Realistic (Realistisch)
T = Time-Based (Zeitlich definiert) sein müssen.

b.     Prioritätenmanagement. Ein System zur Prioritätensetzung, das ausprobiert werden kann, ist das der 4D:

·         Delete (löschen): Kann diese Aufgabe eliminiert werden? Was sind die Konsequenzen, wenn die Aufgabe überhaupt nicht erledigt wird? Nach dem 80/20-Prinzip, vorgeschlagen von Vilfredo Pareto, stammen 80% der Ergebnisse aus 20% der Handlungen. Der Schlüssel zur Maximierung der eigenen Effizienz liegt darin, den Aufgaben Priorität einzuräumen, die zum Großteil der eigenen Ergebnisse beitragen, also denen, die zu diesen 20% gehören;

·         Delegate (delegieren): Gibt es jemanden, der diese Aufgabe an unserer Stelle erledigen kann? Wenn ja, kann man durch Delegieren die eigene verfügbare Zeit optimieren;

·         Defer (aufschieben): Einige Aufgaben können später erledigt werden, aber innerhalb bestimmter Parameter. Es ist wichtig, immer Fristen festzulegen und das zu verschieben, was verschoben werden kann, ohne in die Falle der Prokrastination zu tappen;

·         Do (tun): Es gibt Dinge, die sofort erledigt werden müssen und absolute Priorität haben. Das Aufschieben dieser Aufgaben kann zu einer Spirale aus Angst und Stress führen.

c.     Definition von Dringlichkeit/Wichtigkeit. Die Eisenhower-Matrix (auch bekannt als Covey-Quadrant, Autor von “7 Habits of Highly Effective People”), ist ein Modell, das dazu dient, das Zeitmanagement und die Zeitplanung zu optimieren, indem es hilft zu erkennen, was dringend und was wichtig ist, wobei zu beachten ist: Wichtig ist ein subjektiver Begriff (was ich für wichtig halte, muss für jemand anderen nicht wichtig sein, und umgekehrt) und Dringend ist hingegen objektiv und gilt für alle Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Der Geschichte nach war Dwight D. Eisenhower (General der US-Armee im Zweiten Weltkrieg und 34. Präsident der Vereinigten Staaten) schon vor seiner Zeit als General daran gewöhnt, seine Aufgaben in die vier Quadranten eines Blattes zu unterteilen: die  dringenden und wichtigen Dinge, die wichtigen, aber nicht dringenden Dinge, die dringenden, aber nicht wichtigen Dinge und schließlich die Dinge, die  vernachlässigt werden konnten.

Das Quadrant A ist der Bereich, in dem die dringenden und wichtigen Aufgaben gleichzeitig landen, die vorrangig erledigt werden müssen.

Im Quadrant B befinden sich alle alltäglichen Aufgaben und unvorhergesehenen Ereignisse, die eine schnelle Lösung erfordern, aber für die langfristigen Ziele wenig Bedeutung haben: Das sind Aufgaben, die delegiert werden können. 

Im Quadrant C befindet sich alles, was weder wichtig noch dringend ist, kleine und große Aufgaben, die absolut nicht wesentlich sind, auf die man verzichten oder die man auf einen anderen Zeitpunkt verschieben kann.

Schließlich befinden sich im Quadrant D die wichtigen, aber nicht dringenden Dinge, die effektiv geplant werden müssen.

 

3.     Zeitmanagement: Das Bewusstsein (auch) für Hindernisse

 

„Das Parkinsonsche Gesetz“ ist ein Essay, geschrieben vom gleichnamigen Autor, der erklärt, dass je mehr Zeit zur Verfügung steht um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, desto mehr wird verschwendet: „Die Arbeit dehnt sich aus, bis sie die zur Verfügung stehende Zeit ausfüllt; je mehr Zeit, desto wichtiger und anspruchsvoller erscheint die Arbeit“.

Welche Fehler sollten vermieden werden um das Zeitmanagement zu optimieren?

·     Prokrastination: ist zweifellos der Hauptgegner eines effektiven Zeitmanagements. Die meiste Zeit, wenn wir eine Aufgabe aufschieben, tun wir dies mit alternativen Aktivitäten, um das Schuldgefühl zu beseitigen und (unbewusst) Ausreden zu erfinden. Oft ersetzen wir unsere Prioritäten durch scheinbar nützliche Aktivitäten, zum Beispiel: putzen, essen, E-Mails beantworten... Es ist strategisch, sie zu erkennen und Tricks zu finden, um nicht Opfer unserer eigenen Ausreden zu werden.

·     Ablenkungen bekämpfen: Der schwierigste Teil beim Zeitmanagement ist die Aufmerksamkeitssteuerung. Wir sind den ganzen Tag von „Zeitdieben“ umgeben: E-Mails, Telefonate, soziale Netzwerke usw., die ständig unsere Aufmerksamkeit beanspruchen. Die Fähigkeit, Aktivitäten zu organisieren (das Smartphone kann physisch weit weg von uns liegen, während wir arbeiten, vielleicht sogar ausgeschaltet oder im Flugmodus), ermöglicht es, diese Methoden zu nutzen, um die eigene Zeit zu optimieren, anstatt sich davon behindern zu lassen.

·     Zu oft Ja sagen: Jede einzelne Anfrage sorgfältig zu analysieren, ist eine weitere wichtige Grundtechnik der Zeitplanung. Jedes Mal, wenn wir zu etwas „Ja“ sagen, zu dem wir eigentlich „Nein“ sagen wollen, entziehen wir unserer Produktivität lebenswichtige Energie: Wir müssen lernen, (uns zu erlauben) Nein zu sagen!

·     Multitasking vermeiden: Laut einer aktuellen Studie der American Psychological Association reduziert das gleichzeitige Erledigen mehrerer Aufgaben unsere Produktivität um 40%. Es ist daher ratsam, die eigenen Tage in Sitzungen zu organisieren, in denen man sich auf eine bestimmte Arbeit ohne Ablenkung konzentriert. Einer der Schlüsselpunkte eines guten Zeitmanagements ist gerade die Fähigkeit, unsere Aufgaben in mehrere Unteraufgaben zu unterteilen, um uns daran zu gewöhnen und die Aufmerksamkeit ausschließlich auf die gerade ausgeführte Aufgabe zu richten. Auch wenn viele von uns es gewohnt sind, ganz natürlich von einer Aufgabe zur anderen zu wechseln, ist es sicherlich der schlimmste Fehler, wenn man wirklich konzentriert bleiben möchte.

·     Die produktivsten Momente identifizieren: Die eigene Arbeit entsprechend den Tageszeiten zu planen, in denen wir am effizientesten sind, um die anspruchsvollsten Aufgaben zu konzentrieren.

·     Sich nicht überlasten: Eine gut organisierte Tagesplanung ist der beste Weg, das Zeitmanagement zu optimieren. Es ist wichtig, Zeit für Unvorhergesehenes einzuplanen: Es wird immer Aufgaben geben, die nicht geplant sind und mit der gleichen Effizienz wie die geplanten erledigt und gemanagt werden müssen.

·     Ergebnisanalyse: Es ist wichtig, diese Strategien regelmäßig zu überprüfen und auszuprobieren, um eine eigene effektive Methode zu entwickeln.

4.   Abschließend: DENKANSTÖSSE

·     Wie gehe ich mit Situationen um, die nicht meinem Stil entsprechen? (unangenehme Aufgaben…)

·     Was sind die wichtigsten Hindernisse für mein effektives Zeitmanagement?

 

 Caterina De Micheli