Se sei un membro del comex, managing partner, amministratore delegato o presidente di uno studio associato, di un'azienda o gruppo, con grande probabilità sei una persona estremamente efficiente ed efficace in riunione. 

Un leader in riunione è efficiente ed efficace

Sai andare dritto al punto,
hai la sensibilità di capire quando ascoltare e quando stringere
e, soprattutto, non permetti a te stesso e alle persone che sono con te di perdere tempo, forse la tua risorsa più scarsa e preziosa! 

Ma se sei questo tipo di professionista,
sei anche esposto a molta frustrazione,
perché tra i tuoi, ma anche tra i clienti, sei uno dei pochi ad avere questo dono...
le altre persone, troppo spesso, sembrano perdere tempo, girarci intorno, non sapere esattamente perché siano lì e cosa vogliano portarsi a casa... e questo ti fa innervosire... se sono clienti, ti tieni, ma con le tue persone capita che perdi le staffe;

"com'è possibile?!?!"

È proprio questo il punto.

Sapresti spiegare nel dettaglio perché e come sei efficace e cosa ti rende efficiente?

Una delle sfide più grandi per un leader è proprio quello di diventare consapevole di cosa, come e perché faccia per essere così efficace...

ma non è banale:

Quando ci esprimiamo al massimo del nostro siamo al vertice della nostra curva di efficacia personale, in stato di Flow.

Il Flow è quello stato in cui siamo pienamente presenti al momento, non pensiamo a quello che facciamo, lo facciamo e basta.
È la trance agonistica, l'essere in bolla o in partita che il collega psicologo Mihaly Csikszentmihalyi osservò e descrisse nei grandi atleti e artisti e poi anche nelle altre persone. 

È il momento in cui tutto ti viene naturale e bene... e quindi non lo noti, appunto, lo fai e basta... 

Proprio per questo, spiegare a un terzo cosa tu abbiamo fatto non è per nulla banale.

Proviamo a descrivere l'eccellenza in riunione

Essendo l'osservazione e descrizione dei comportamenti virtuosi alla base del mio ruolo di executive assessor e coach, voglio provare io a esplicitare perché e come sei efficace:

1. hai in mente esattamente cosa ti vuoi portare a casa
2. hai verificato, implicitamente, se sia un obiettivo coerente con la ragione del meeting e realistico
3. hai fatto mente locale e consideri costantemente gli obiettivi delle persone coinvolte direttamente e indirettamente, gli stakeholder
4. hai in mente il tuo obiettivo di lungo termine, e non ti fai ingabbiare in questioni di principio ma tieni in mente il quadro d'insieme

Ti torna? Prova a pensare a una riunione recente in particolare; sapresti dire quale fosse il tuo obiettivo? Se fosse coerente e raggiungibile? Quali fossero le istanze e gli obiettivi dele altre persone coinvolte direttamente e indirettamente? Quale sia il tuo obiettivo di lungo termine, rispetto a quel contesto e e in generale? Sono certo di sì! Ma questo succede a posteriori, sul momento hai solo gestito la riunione...

Ok, ma come lo insegno alle mie persone?

Ecco una formula in 4 passi

Quando una persona deve imparare a fare una cosa nuova, piuttosto che pensare al proprio stile, deve pensare alle basi. Al contrario un esperto ha metabolizzato le basi e si concentra sul suo stile. Ora tu sei l'esperto, per te pensare in domande e processi è ridondante, banale e forse anche troppo riduttivo, ma per la persona che non sa ancora gestire efficacemente una riunione è uno step imprescindibile... 

E se ti stai dicendo, "ma a me non me lo ha insegnato nessuno", "mica ho avuto bisogno di un processo"... 

Vero! Ma considera due cose: 

1. chi ci arriverebbe da solo, come te, in autonomia, per tentativi ed errori, ci metterebbe pi?u tempo (la tua risorsa più preziosa); avere un talento pronto prima è un benefit pazzesco!
2. ci sono persone che, senza aiuto, non ci arriveranno mai, e lasciate a se stesse finirebbero per uscire dall'organizzazione; ma non è detto che non abbiano altri talenti, che in quel caso, tu e il tuo team perdereste e sarebbe un peccato

Quindi, prova a passare ai junior questa formula che ho elaborato per i miei clienti di executive coaching con lo stesso problema:

Prima di una riunione:

1. Definisci per iscritto un tuo obiettivo per la riunione, a prescindere dal tuo ruolo: cosa ti vuoi portare a casa (in termini di negoziazione, di posizionamento verso il cliente, di apprendimento come professionista o manager...)
2. Valuta da 0 a 10 quanto sia probabile che tu possa raggiungere il tuo obiettivo in questa riunione. Se la valutazione è sotto l'8 (e non è 10 per scaramanzia) verifica se A) il tuo obiettivo sia coerente con la riunione o del tutto sconnesso e quindi inopportuno (in tal caso riformula l'obiettivo e riparti); B) verifica che il punteggio basso non dipenda da una scarsa fiducia nelle persone coinvolte o in te stessa/o (in questo caso prendine coscienza e procedi...)
3. Definisci gli obiettivi delle altre persone coinvolte e degli stakeholder (persone e istituzioni indirettamente impattate dalla riunione); esplicita a te stesso come le persone coinvolte possano aiutarti a raggiungere il tuo obiettivo (fai un elenco); infine, esplicita a te stessa/o cosa tu possa fare per aiutarti a raggiungere il tuo obiettivo.
4. Esplicita, ribadisci, nero su bianco, il tuo obiettivo professionale a 5 anni, sia rispetto al cliente coinvolto, sia in generale come professionista.

Questo lavoro orienterà l'attenzione implicita della persona che lo farà e la aiuterà ad essere più centrata ed efficace.

Se deciderai di sperimentare questa tecnica con le tue persone junior mi farà piacere avere un tuo feedback su come sia andata.

E se la persona non efficace in riunione ha già una certa seniority?

Come dicevo questi approcci strutturati ai senior non piacciono, perché sembrano troppo banali o per principianti... e un senior, anche se inefficace, non è un principiante! 

In questi casi ai miei clienti consiglio la tecnica del passaggio di consegne:
Presentate la tecnica al collega senior, pregandolo di sperimentarla in prima persona per validarla e poi poterla insegnare, in quanto senior esperto, alle colleghe e ai colleghi più junior.

In questo modo non urtate la sensibilità della persona, la mettete a proprio agio e quindi nelle migliori condizioni di apprendere, quasi senza rendersene conto...

Alla prossima,
Paolo Lanciani


Psicologo del lavoro, con focus specifico sulla consulenza ad avvocati liberi professionisti e studi associati. Con i miei clienti realizzo assessment, coaching, workshop e team-building, lavorando indistintamente in italiano, tedesco e inglese. Sono tra i soci fondatori di De Micheli Lanciani Motta, studio associato di psicologi del lavoro e Benefit Corporation certificata. Con Nicola Di Molfetta, direttore del MAG di Legalcommunity.it, conduco il il podcast Complex, avvocatura oltre la superficie.